O problema de receber 200 emails por dia não são os emails

Olá !

Estive algumas semanas sem escrever, foi trabalho a mais e alguma falta de clareza sobre o que queria dizer ao certo.

Já tenho, e é isto: quase toda a gente quer ligar a IA às ferramentas que já usa, e quase ninguém sabe dizer o que acontece a seguir.

Nesta edição:

• O problema de receber 200 emails por dia não são os emails

• Não automatizes um processo que ainda não existe

• Sinal vs Ruído

Queres saber mais? Vamos a isso!

O problema de receber 200 emails por dia não são os emails

É tudo o que acontece depois.

Chega um pedido, é preciso responder, preparar uma reunião, actualizar o CRM, emitir uma factura. Cada uma vive numa ferramenta diferente, e é por isso que tanta gente trabalha com 20 ou 30 separadores abertos, não por complicar, mas porque o trabalho está repartido.

A IA pode mudar isto. Em vez de saltares entre ferramentas, pedes numa conversa só: "vê este email, prepara a reunião, actualiza o CRM e deixa-me a informação pronta."

Mas não chega ligar tudo ao Claude e esperar que resolva, ele precisa de saber como a tua equipa trabalha, que decisões pode tomar sozinho, e onde tem de parar para pedir aprovação. É aqui que a maior parte dos projectos morre, na minha opinião.

O email é só a entrada, o trabalho que ele desencadeia é que tem de estar mapeado.

Mostro isto neste vídeo.

Não automatizes um processo que ainda não existe

Há quem queira automatizar processos que ainda nem existem. Se ninguém faz aquilo hoje, como sabes qual é o resultado certo, ou o que fazer quando falta informação? A automação aí cria mais trabalho do que resolve.

Eu começaria por um processo que já acontece. Entra um pedido, faltam dados, não há responsável, e fica parado porque alguém tinha a informação na cabeça e nada ficou registado. É isso que vale a pena olhar.

Faz isto hoje: pega em 10 pedidos reais, põe o Claude a identificar o que falta e a preparar o rascunho, e uma pessoa revê antes de sair. Regista os erros e quanto tempo demorou.

Se esse passo passa de uma hora para 10 minutos e acontece 20 vezes por dia, tens razão para avançar. Se acontece duas vezes por mês, não é aí que a IA te ajuda.

Antes de automatizar, encontra primeiro o ponto onde o processo pára.

Falo mais sobre isto no meu canal.

Sinal vs Ruído

Todas as semanas olho para o que aconteceu no mundo da IA e coloco numa grelha simples.

Sinal ou Ruído: importa mesmo, ou é só barulho que desaparece em 2 dias?

Agora ou Mais Tarde: afecta-te já esta semana, ou é coisa para daqui a 6 meses?

AGORA / SINAL: o Claude não é o mesmo consoante a língua em que falas com ele.
A Anthropic analisou 309.815 conversas em 20 línguas e o comportamento muda com a língua. Em inglês é mais cauteloso e rigoroso, em árabe mais caloroso e breve, em holandês admite mais os próprios erros, e nem a Anthropic sabe porquê. Se testaste em inglês e vais usar em português, o teste não te serve.

AGORA / RUÍDO: apareceu um agente de código que se paga com anúncios.
Chama-se FreeBuff, em vez de subscrição vês anúncios que cobrem o custo dos modelos. Pedi-lhe uma aplicação com login, upload de Excel e um dashboard, e demorou 47 minutos. Fez quase tudo, mas com erros. Esta semana não te muda nada, por isso é ruído, mas a troca vale a pena guardar: em vez de dinheiro, pagas com tempo e paciência. Fiz um vídeo.

MAIS TARDE / SINAL: o Governo vai formar 100 mil trabalhadores em IA.
A 18 de setembro o ministro da Economia, Manuel Castro Almeida, anunciou um piloto que arranca em outubro com 100 trabalhadores de Leiria, e outro na Marinha Grande com empresas de moldes, para chegar aos 100 mil. Na minha opinião falta a parte difícil: formação sem saber que processo queres arrumar dá pessoas com ferramentas novas a fazer o trabalho velho.

MAIS TARDE / RUÍDO: os robôs já correm mais do que o Usain Bolt.
A 25 de agosto o centro de robótica de Pequim anunciou que os robôs Tiangong bateram quatro recordes humanos, os 100 metros em 8,64 segundos contra os 9,58 do Bolt. Correr depressa num estádio não é trabalho, e nenhum destes robôs te trata de um pedido de cliente.

Antes de ires embora

A IA raramente falha por ser fraca, falha porque o processo onde a meteste nunca saiu da cabeça das pessoas.

Responde a este email com uma coisa: qual é o passo onde o teu processo pára. Leio todas as respostas. As mais interessantes entram na próxima edição.

Se quiseres ajuda a encontrar esse ponto, faz um diagnóstico gratuito: oficina-ia.com

Chegámos ao fim desta edição da CouceloIA, obrigado por teres chegado até aqui.

Se queres trabalhar comigo visita: oficina-ia.com

Obrigado e até à próxima!

João Coucelo